Lista de Materiales (BOM)

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En el tema anterior Manufactura Delgada vimos lo importante de mantener la inversión en inventarios de nuestra fábrica al mínimo posible sin afectar el funcionamiento de la misma. Una parte importante e ineluctable del manejo de los inventarios son las llamadas Listas de Materiales o BOM de sus siglas en inglés Bill Of Materials. ¿Por qué? Porque las BOM despiezan o formulan los artículos manufacturados o terminados que fabricamos en sus partes. Son como las listas de ingredientes en las receteas de cocina. ¿Se imagina usted un Chef trabajando sin listas de ingredientes? Imposible. Sería todo menos un Chef. Igual ocurre en la fábrica. Es imposible imaginar una fábrica (y las hay muchas, créame) que trabaje sin tener bien detalladas sus listas de materiales, sus BOM para usar un término mas corto de identificación. En este tema vamos a estudiar como preparar las BOM.

Recordamos a nuestros amables lectores que estamos basando nuestras explicaciones en el excelente libro MANUFACTURING PLANNING AND CONTROL SYSTEMS FOR SUPPLY CHAIN MANAGEMENT de los autores Thomas Vollmann, William Berry, David Clay Whybark and F. Robert Jacobs. Un libro maravilloso que todo fabricante debería tener y leer.

Una de las sorpresas mas grandes de su vida que se llevó Alberto, el asesor de producción que contrataron nuestros amigos de Manufactura Delgada para resolver el asunto del exceso de inventarios en la fábrica, fue cuando solicitó las listas de materiales de los artículos manufacturados y terminados. Necesito las BOM, le dijo Alberto al Gerente de Producción. ¿Las BOM? ¿Cuáles BOM? Las BOM, las listas de materiales de los manufacturados y terminados que se fabrican aquí. Ah, claro, entiendo, dijo el gerente. Hay que llamar a Yova. ¿Yova? Preguntó Alberto. Si Yova, el jefe de planta. El tiene esas listas. Asi fue que Alberto conoció al bueno de Yova. El técnico italiano que se encargaba de dirigir la fabricación de las cosas que se hacían en la fábrica. Yova vino y le dice el gerente. Yova, el doctor Alberto necesita saber cual es la lista de materiales del artículo X, para comenzar con ese, que es el que parece que tenemos mas en exceso en planta. Y Yova sacó una libretica del bolsillo, sucia, llena de grasa, y comenzó a recitarle a Alberto el BOM del artículo X.

Bendito sea Dios, exclamó Alberto. ¿Y esa lista de materiales y todas las otras no están en la computadora, en la base de datos del servidor de la fábrica? No, se extraño el gerente. Siempre las maneja Yova. El es el experto. Cuando los creativos diseñan un nuevo artículo se sientan con Yova y juntos hacen una lista de los materiales que se necesitan. Nunca hemos pensado en poner esas listas en el computador. Al fin y al cabo es Yova que se encargará de fabricar todo y quien debe tener muy claro que materiales necesita para fabricar cada cosa. ¿Y si Yova no está? ¿Y si Yova, no lo permita Dios, se enferma o se muere? ¿Quién tiene las listas de materiales? ¿Van a correr y decirle a la esposa de Yova que les busque una libretica sucita, llena de grasa, porque allí están las listas de materiales de la fábrica? ¿Me van a decir que esta fábrica que tiene 150 trabajadores tiene las listas de materiales en el bolsillo de la braga de trabajo del jefe de planta?

Era poco menos que increíble pero así era. Alberto les dijo, escúchenme bien: las listas de materiales de la fábrica tienen que estar en una base de datos en el servidor. Y esa base de datos hay que respaldarla al menos semanalmente. Porque en un par de días, haciendo un esfuerzo, se recuperan los datos de una semana de trabajo, pero los datos de toda la vida no hay forma de recuperarlos sino a un costo altísimo de inversión en recursos humanos. Y lo que sabe Yova hay que bajarlo a la computadora. Hay que ponerlo en blanco y negro en una hoja Excel y luego transcribirlo cuidadosamente en un software de control de producción para que quede almacenado en la base de datos del servidor de la fábrica. Y esa base de datos tiene que estar a buen resguardo. La gente de sistemas tienen que respaldarla al menos semanalmente y sacar esa copia del entorno de la fábrica, fuera, para que esté siempre segura. Y deberían, adicionalmente, tener una copia automática en la nube, en una empresa especializada que respalde la data del servidor y la suba a la nube, a Internet, en un servidor de respaldo.

Preparar las BOM de los artículos manufacturados y terminados de una fábrica es una actividad cuya complejidad dependerá del número de diferentes artículos manufacturados y terminados que la fábrica produce y por supuesto, de la complejidad relativa de dichos artículos. Un manufacturado que consta de dos o tres materias primas es mas sencillo de formular o despiezar para preparar la BOM que un artículo complejo, como podría ser una parte de un complicado sistema de relojería, por poner un ejemplo tomado al azar, al voleo. Pero lo cierto es que hay que comenzar, independientemente de la complejidad del trabajo a realizar. Parte de la complejidad pasa también por la línea de artículos que la fábrica produce. Cuando las líneas son fijas, por ejemplo, una fábrica que produce compresores de neveras para la industria de línea blanca, y tiene en sus líneas cuatro o cinco modelos de compresores, será mas fácil para preparar las BOM que para, por ejemplo, un taller o fábrica de vestidos para dama prêt-à-porter, donde la variedad de diseños y colores y el asunto de las estacionalidades y la moda complican de manera exponencial el asunto. Pero, de nuevo, hay que hacerlo. No tener las BOM de su fábrica es como volar un avión de noche y sin instrumentos. Y los diseños y colores hay que considerarlos individualmente. Dos vestidos de dama iguales en el diseño pero de dos telas diferentes generarán dos BOM diferentes y si a esto se agregan los diferentes colores imaginen ustedes el grado de complejidad que esto significa. Manejarlo manualmente es una odisea. Por ello el uso de la tecnología y de un buen software de planificación y control de la producción es indispensable.

Aparte de la complejidad intrínseca que explicamos en el párrafo anterior está, adicionalmente, el asunto del número de niveles de manufacturados o intermedios que un artículo terminado requiere para llegar a su exitosa fabricación. No olvidar lo que estudiamos en los temas anteriores, todo material que la fábrica compre directamente de un proveedor, aún siendo de por sí un artículo manufacturado, es decir, compuesto de partes, será para nuestra fábrica una materia prima y esto es una simplificación muy importante de las BOM al cual juegan muchos grandes fabricantes que se convierten en artistas del ensamblaje. Estas fábricas se concentran en el diseño y calidad de sus prototipos y en su cuidadosa formulación y especificación. Luego, formuladas las partes, subcontratan con terceros la fabricación de la mayoría de estas, las cuales, por supuesto, pasan a ser para la fábrica materias primas del artículo principal o terminado. Planifican con sus proveedores el despacho cuidadoso de estos manufacturados, que lleguen justo a tiempo a la fábrica, y se dedican a ensamblar y pasar posteriormente por procesos de control de calidad muy estrictos a los terminados que han ensamblado. La simplificación de la cadena de suministros es determinante para poder manejar la complejidad de los artículos que finalmente despachan a sus clientes.

Pero regresemos a las PyMEs y su preparación de las BOM. Un asunto medular es el número de niveles que hay entre la materia prima comprada a los suplidores (sea material bruto o artículos premanufacturados) y el artículo terminado final que va a ser despachado. Los jefes de planta tienen la manía de querer ser demasiado detallistas y complican exponencialmente las BOM. Recuerden que entre mas niveles tiene una BOM mas complejo será el proceso de control de su manufactura. Por ejemplo, usted tiene un artículo terminado A que se despieza en cinco manufacturados B, C, D, E y F. Pero usted se pone fastidioso y el manufacturado B a su vez lo despieza en tres manufacturados G, H e I. Y el G a su vez en otros niveles. Al final tiene usted algo materialmente inmanejable, no solo para el software mismo de planificación y control de producción, sino imagine usted para los pobres usuarios que tienen que lidiar con todos esos niveles intermedios y su control.

Conclusión: debemos simplificar hasta donde sea posible sin afectar el funcionamiento de la fábrica. El problema con muchos niveles es que inmediatamente, por un mecanismo de organización mental que tenemos los seres humanos, comenzamos a crear estaciones o módulos de fabricación de cada uno de esos manufacturados intermedios. Y para simplificar el complejísimo asunto colocamos un capataz al frente de cada uno de esas estaciones o módulos y los optimizamos individualmente. Por supuesto, es mas fácil optimizar una estación de trabajo de tres o cuatro personas que con dos o tres piezas arman un manufacturado, que optimizar el proceso completo. E inmediatamente les exigimos cuotas diarias de producción. Cuotas de producción a elementos independientes sin haber amarrado el ensamblaje final de todos esos manufacturados. Cada estación trabaja por su lado y hasta compiten entre ellas, apuestan a rondas de cervezas al salir de la fábrica. Hoy fabricamos 700. Deberían darnos un bono de productividad. Porque sabemos que de las otras, la que produjo mas produjo solamente 550. Y el efecto es todo lo contrario a lo que queremos lograr. Pronto nos llenamos de manufacturados, manufacturados por todos lados, violando así el espíritu del modelo de manufactura delgada que vimos en el tema anterior.

Hay pues que estudiar cuidadosamente el despiece de nuestros artículos terminados y tratar de llegar a una solución de compromiso al preparar las BOM que tenga la menor cantidad de niveles posible. El objetivo debe ser siempre lograr unas BOM de dos niveles: la materia prima, nivel 0, y el artículo terminado, nivel 1. Toda parte manufacturada que pueda fabricarse el mismo día que será utilizada en el siguiente nivel de manufactura debe ser eliminada de las BOM porque no tenemos planes de dejar piezas de estas en inventario. Esto es muy importante. Debemos organizar nuestro proceso de manufactura en celulas que realicen el proceso completo de manufactura hasta donde sea posible, el mismo día, es decir, entraron los materiales desde el almacén de materia prima por un extremo de la planta (aún mejor si vienen llegando directamente de los proveedores) y salieron el mismo día convertidos en terminados por el otro extremo. Organizarnos de forma de que no quede nada, nada de artículos manufacturados. Un proceso rápido, que fluya, tan líquido como sea posible. No queremos formar almohadas de manufacturados en planta porque no queremos que los inventarios se nos salgan de las manos.

Entendiendo que muchas veces hay que mantener un manufacturado en la estructura de una BOM para simplificar la comprensión de la misma, pero sabiendo también que estos manufacturados nunca amanecerán en cantidad alguna, aún mínimas de un día a otro en la planta, los software de planificación y control de producción manejan el concepto de manufacturado fantasma. Es un manufacturado que aparece como un nivel en la BOM de un terminado pero que no se fabrica para almacenar sino que se fabrica para ser utilizado inmediatamente y completar el ciclo de producción. No habrá control de inventario de estos manufacturados en la base de datos del sistema de control de la producción.

Con todo esto en mente y buscando como objetivo primordial la simplificación al máximo de nuestras BOM comenzamos uno a uno la formulación o despiece de nuestros terminados. Tomamos un terminado en las manos y con la ayuda de los "Yova" de la planta (vea el tema anterior sobre Manufactura Delgada), despiezamos este terminado. Qué y cuánto de cada parte. Considerando las holguras respectivas para el caso de los problemas de merma que los expertos en planta manejan mucho mejor que nosotros. Tenemos así el primer nivel debajo de nuestro terminado principal. Analizamos este nivel y apartamos lo que es materia prima porque no se formula. Y analizamos los manufacturados de este nivel repitiendo el mismo proceso. Inicialmente no vamos a ponernos cómicos con los niveles. Vamos a colocar todos los que sean necesarios para despiezar cuidadosamente nuestro terminado principal. Queremos tener la estructura completa de la BOM aunque esta tenga 5, 6 o 7 niveles. El nivel inferior, donde todos son materia prima y no necesita mas formulación se denomina nivel 0. De allí vamos subiendo nivel por nivel hasta llegar a nuestro producto terminado que tendrá un nivel dependiente de cuantos escalones haya entre la materia prima y el terminado. Con el diagrama de la BOM en frente empezamos el proceso de simplificación. Esta actividad debe ser un bombardeo de ideas con toda la gente involucrada en el proceso de fabricación. Todos deben intervenir. Muchas cabezas piensan mas y mejor que una sola. Un think-tank. ¿Cómo se fabrica este manufacturado? ¿Es rápido? ¿Podemos mejorar el tiempo de realización? ¿Podemos convertirlo en un fantasma y licuarlo para que no tengamos que controlarlo?

Esta actividad debe realizarla en su fábrica, hágame caso. No sabe usted cuantas buenas ideas salen de entre las personas que participan y cuanto nos ayudará a entender como funciona la fábrica y cuanto margen de mejoramiento podemos lograr. Estamos aplicando el principio Kaizen. Observar para mejorar. Analizar procesos, eliminar los innecesarios y mejorar para optimizar los que quedan. Haciendo esto con regularidad logrará en su fábrica el mejoramiento continuo que es la base de la altísima calidad de la manufactura japonesa.

Volviendo al tema de las BOM vamos a presentar aquí un ejemplo de la lista de materiales de una pala tomada de nuestro texto de referencia MANUFACTURING PLANNING AND CONTROL SYSTEMS FOR SUPPLY CHAIN MANAGEMENT y representada en la siguiente imagen. Este será nuestro artículo terminado para estudiar como debe prepararse una BOM:



Observen que la BOM tiene cuatro niveles. El nivel mas bajo sería el nivel de solamente materia prima. Es el nivel 0. Está formado por dos materias primas identificadas por los números 129 y 1118. Soldando estas dos materias primas, la Parte superior del puntal del mango con el Acople superior del mango se fabrica el primer intermedio, el número 11495, Conjunto soldado de soporte del asa superior, que ocupa el nivel 1 acompañado de materias primas. El nivel donde se encuentra ubicado un determinado artículo, exceptuando el nivel 0 que es de materias primas, no indica necesariamente que es materia prima o manufacturado. Observen que en el nivel 1 un manufacturado, el número 11495, comparte el nivel con los números 457, 062, 2142, 019 y 14127 que son todos materias primas.

En el lado izquierdo del nivel 1 de la BOM, dos materias primas y un manufacturado se ensamblan para formar otro manufacturado. El número 457, Asa superior en madera, el número 062, Clavo de acero para la cuchara y el manufacturado número 11495, Conjunto soldado de soporte del asa superior, se ensamblan y forman el manufacturado número 13122, Conjunto del mando superior. La BOM también indica y esto es de suma importancia, no sólo qué sino también cuánto, que del número 062 se requieren dos unidades para poder ensamblar el número 13122. Del lado derecho del nivel 1 de la BOM tres materias primas se ensamblan para formar un nuevo manufacturado. El número 2142, Cuchara de aluminio, el número 019, Cuchilla de acero y seis número 14127, Remache, se ensamblan y crean el número 314, Ensamble de la cuchara. Observen que interesante. Esta fábrica compra ya prefabricados la Cuchara de aluminio y la Cuchilla de acero. Para nosotros son materias primas. A pesar de que se deben fabricar en otra fábrica que funge como suplidora de artículos premanufacturados a nuestra fábrica.

Estamos entonces ahora en el nivel 2. En este los manufacturados o fabricados números 13122 y 314, comparten el nivel con las materias primas números 048, 118, 062 (que ya fue utilizado en el nivel 1 para ensamblar el número 13122 y por eso el nombre del artículo) y 14127. En el nivel 2 de la BOM, último nivel de ensamblaje para llegar al terminado número 1605 que está en el nivel 3, el manufacturado número 13122, Conjunto del mando superior, y el manufacturado número 314, Ensamble de la cuchara, se ensamblan finalmente con las materias primas números 048, Conector del mango a la cuchara, 118, Mango de madera, cuatro piezas del número 062, Clavo de acero para la cuchara, y cuatro piezas del número 14127, Remache, ya utilizados en el nivel 1 paea ensamblar el número 314, y forman el artículo final, el número 1605, Pala completa.

Como vemos nuestra fábrica no se complica la vida o al menos no tiene recursos para complicarsela aún mas. Prefiere adquirir muchas piezas de su artículo terminado en forma de premanufacturados para no tener que fabricarlos internamente. Fabricar la cuchara y su hojilla requeriría de una fundición, probablemente dos porque la cuchara es de aluminio y la hojilla es de acero, con la cual no cuenta. Si puede poner esto en manos de un suplidor confiable es preferible para simplificar importantemente el proceso de fabricación. Igual ocurre con el mango de madera. Para que fabricarlo internamente lo cual requeriría montar un aserradero, si podemos encontrar un suplidor confiable que haga el trabajo por nosotros y nos entregue, a tiempo y de la calidad requerida, los mangos de madera ya cortados a la medida para fabricar las palas.

Por eso es de suma importancia la buena, la excelente relación que debemos mantener con nuestros proveedores. Porque estos proveedores forman parte de lo que se denomina la cadena de suministro (supply chain), que comienza en los proveedores de los proveedores, pasa por las fábricas de los proveedores, y luego a nuestra propia fábrica, y desde aquí hasta la entrega final a los clientes, que son el último eslabón de esta cadena. No desestimemos esta cadena y manténgamosla siempre engrasadita para que funcione eficientemente, como necesitamos para el bien de nuestra fábrica y de su salud operativa y financiera.

La ventaja evidente de la BOM que hemos preparado es que es muy sencilla ya que el producto terminado es relativamente sencillo de fabricar y todas sus partes son piezas. Las cosas se complican enormemente cuando hay que trabajar con otras unidades (gramos, metros, kilos, litros, etc.) y cuando hay merma. Hay que considerar estas mermas dentro de la BOM para no quedarnos cortos con la materia prima al momento de estimar que necesitamos de que para un determinado número de unidades de producto terminado. Y otro asunto muy serio son las líneas y colores e inclusive el tipo de material en las fábricas de confección. Cada terminado que tenga una pequeña diferencia con otro terminado, sea el color, la textura, etc., pasará a tener una BOM independiente. Cuando tenemos muchos productos terminados y mucho material que ensamblar para formar manufacturados la única forma de manejar esto eficientemente y sin errores es contar con un buen software de planificación y control de la producción.

Bien, pasemos al siguiente paso. Analizar la BOM para determinar cuales de los manufacturados, de los intermedios deben ser inventariados. La idea de la manufactura delgada es no dejar inventario de manufacturados, de producto en proceso de un día para otro en la fábrica. Queremos reducir al máximo la inversión en inventarios. Cuando analizamos la BOM vemos que los manufacturados 11495, 13122 y 314 se pueden ensamblar el mismo día para formar el 1605, la pala. Si podemos ensamblarlos el mismo día la idea es ajustar nuestro proceso de producción para que no quede nada de esto, ni siquiera una pieza, manufacturada de un día para otro. Entrenamos a los operarios para decirles: todo lo que entre manufacturado a esta estación de trabajo será ensamblado y entregado en calidad de producto terminado el mismo día.

Claro, esto no es mágico. Tenemos que llevar nuestra fábrica primero al modelo de manufactura delgada, porque si a las 4:45 p.m., 15 minutos antes de la salida de la fábrica, le lanzan a los operadores de la última estación un cajón lleno de manufacturados y materia prima pretendiendo que lo ensamblen antes de salir, nuestro modelo fracasará irremediablemente. Debemos cambiar del modelo EMPUJAR (PUSH), donde las estaciones precedentes empujan manufacturados a las estaciones siguientes, al modelo JALAR (PULL), donde siempre es la estación siguiente la que pide que le pasen mas manufacturados y cuánto porque está a punto de quedarse sin trabajo. Pero esto será asunto de otros temas que veremos más adelante.

Hecho el análisis de nuestra BOM concluímos que los manufacturados 11495, 13122 y 314 no deben existir como inventario y los declaramos artículos fantamas. Esta expresión la entiende el software. Significa que estos artículos existen solamente para facilitar la comprensión de los diagramas de las BOM pero no se controlará ni se mantendrá inventarios de estos fantasmas. Esto simplifica enormemente el control de los inventarios porque el software al sacar las listas de existencias nos mostrará solamente artículos que no sean fantasmas.

Bien, querido lector, finalizamos este tema. En el siguiente veremos como utilizar nuestro Plan Maestro de Producción (PMP) y nuestras BOM (que tenemos que tenerlas todas, completicas, de cada manufacturado y terminado, indicando que y cuanto), para realizar lo que se denomina explosión de materiales, que no es mas que un proceso computarizado que realiza el software y nos dice, exactamente, qué y cuánto debemos fabricar y cuando debemos lanzar las órdenes de trabajo y qué y cuánto debemos comprar y cuando lanzar las órdenes de compra. Todo para que nuestra fábrica marche como un reloj suizo. Que nada le sobre que nada le falte. Y que todo lo que salga por el almacén de artículos terminados tenga la mejor calidad posible. Calidad que iremos mejorando día a día utilizando el espíritu Kaizen: hoy somos mejores que ayer y peores que mañana.

Lo invitamos a seguirnos leyendo. Si lo desea subscribase al blog para que reciba en su correo cada nueva actualización que se haga o simplemente visítenos con regularidad y comparta con nosotros y nuestros lectores sus opiniones, recomendaciones, experiencias, problemas y soluciones.

Puede continuar con Planificación de los Requerimientos de Material (PRM).

Se le saluda cordialmente,

Leonardo Balliache
Director-Gerente de OpalSoft, c.a.